Excel durch eine Anwendung ersetzen: Wann lohnt sich der Schritt?

In vielen Unternehmen gibt es diese eine Excel-Datei. Sie berechnet Preise, erstellt Dokumente oder hält den Status von Aufträgen fest. Über Jahre wurde sie erweitert, bis sie genau das tut, was der Betrieb braucht. Gebaut hat sie oft eine Person. Was passiert, wenn diese Person ausfällt oder die Datei angepasst werden muss?

Vielleicht möchtest du diesen Prozess schon lange aufräumen. Doch eine eigene Anwendung klingt nach einem grossen Projekt und hohen Kosten. Heute lohnt es sich, diese Annahme neu zu prüfen: KI kann die Softwareentwicklung unterstützen und den Aufwand für einzelne Schritte reduzieren. Ob und wie stark sich das auf die Gesamtkosten auswirkt, hängt vom jeweiligen Vorhaben ab.

Deine Excel-Datei ist bereits eine individuelle Lösung

Eine gewachsene Datei ist häufig mehr als eine Liste mit Zahlen. In Formeln, Makros und Arbeitsabläufen steckt über Jahre gesammeltes Wissen: Welche Bedingungen gelten für welchen Kunden? Wann muss ein Dokument erstellt werden? Was passiert bei einer Ausnahme?

Dieses Wissen ist wertvoll. Schwierig wird es, wenn niemand ausser der Person, die die Datei gebaut hat, die Zusammenhänge versteht. Änderungen werden riskant, Fehler lassen sich schwer nachvollziehen und im Alltag hängt viel von einer einzigen Datei ab. Auch gemeinsame Bearbeitung, Zugriffsrechte oder die Verbindung zu anderen Systemen können an Grenzen stossen.

Das bedeutet nicht, dass jede Tabelle ersetzt werden muss. Für eine überschaubare Auswertung oder einen flexiblen Entwurf kann Excel weiterhin das passende Werkzeug sein. Anders sieht es aus, wenn ein wichtiger Prozess dauerhaft davon abhängt und ein Ausfall oder Fehler spürbare Folgen hat.

Was passiert, wenn Excel einen ganzen Prozess steuert?

In einem pargoo-Projekt generierte eine Excel-Lösung Briefe über Makros - also automatisierte Abläufe innerhalb der Datei - und aktualisierte anschliessend den jeweiligen Status. Der Ablauf in Excel war anfällig; die spätere Softwarelösung war schneller und stabiler.

Das Beispiel zeigt, worauf es bei einer Ablösung ankommt: Es reicht nicht, Zellen in eine neue Oberfläche zu kopieren. Zuerst muss klar sein, welche Regeln hinter den Briefen und Statuswechseln stehen und welche Sonderfälle im Alltag vorkommen. Erst dann lässt sich entscheiden, wie der Prozess in einer Anwendung funktionieren soll.

Bei diesem Projekt kam noch keine KI zum Einsatz. Heute kann sie solche Entwicklungsschritte unterstützen.

Wie KI bei der Entwicklung hilft

KI kann Entwicklerinnen und Entwickler dabei unterstützen, bestehende Formeln und Makros zu analysieren, Zusammenhänge zu beschreiben und Fragen zu möglichen Sonderfällen zu stellen. Bei der Umsetzung kann sie beim Schreiben von Code und beim Erstellen von Tests helfen.

Das ersetzt weder das Wissen der Menschen, die den Prozess kennen, noch die fachliche Prüfung. Eine KI kann Regeln falsch interpretieren oder Ausnahmen übersehen. Deshalb müssen Fachpersonen und Entwicklung gemeinsam überprüfen, ob die neue Anwendung die richtigen Ergebnisse liefert - gerade bei seltenen, aber wichtigen Fällen.

Wichtig ist die Unterscheidung: Hier geht es um KI als Werkzeug bei der Entwicklung. Die fertige Anwendung muss selbst keine KI enthalten. Sie kann eine klar strukturierte Software sein, die definierte Regeln ausführt.

Was kostet eine eigene Anwendung heute?

KI kann einzelne Entwicklungsarbeiten beschleunigen. Aus unserer Sicht bei pargoo kann eine individuelle Lösung dadurch günstiger werden als bei einer Umsetzung ohne diese Unterstützung. Eine pauschale Ersparnis lässt sich daraus nicht ableiten: Wie aufwendig das Projekt wird, hängt unter anderem von der Verständlichkeit der bestehenden Datei, den Sonderfällen, den benötigten Schnittstellen und der Qualität der Daten ab.

Auch Einführung, Betrieb und spätere Anpassungen gehören in die Kostenbetrachtung. Gleichzeitig lohnt sich der Blick auf den heutigen Zustand: Wie viel Wissen hängt an einer Person? Welche Arbeit entsteht durch manuelle Kontrollen? Was passiert, wenn die Datei nicht verfügbar ist oder ein Fehler unbemerkt bleibt?

Ein sinnvoller erster Schritt ist eine Analyse des Prozesses und ein klar abgegrenzter erster Umfang. Damit lässt sich einschätzen, welche Lösung passt und welches Budget dafür nötig ist - bevor ein vollständiges Projekt beschlossen wird.

Der Mensch hinter dem Excel bleibt wichtig

Wer eine solche Datei aufgebaut hat, kennt oft die Regeln und Ausnahmen besser als alle anderen. Es ist verständlich, wenn diese Person einer Ablösung zunächst kritisch begegnet: Schliesslich hat sie über Jahre eine Lösung geschaffen, auf die sich das Unternehmen verlässt.

Deshalb sollte sie von Anfang an mit am Tisch sitzen. Ihr Wissen hilft, die bestehende Logik zu verstehen und die neue Anwendung zu prüfen. Je nach technischer Lösung und Erfahrung kann sie auch später Anpassungen mitgestalten oder mithilfe von KI an der Software weiterarbeiten. Welche Möglichkeiten dafür sinnvoll sind, wird im Projekt gemeinsam festgelegt.

Software muss Spass machen

Eine Anwendung ist nur dann hilfreich, wenn die Menschen sie im Alltag nutzen können und möchten. Bei einem anderen Projekt in einem Industriebetrieb diente eine grosse Excel-Datei der Dokumentation und automatisierten Auswertung. Die Datei wurde am Ende nicht ausgefüllt - entsprechend fehlten die Daten für die Auswertungen.

Daraus ergibt sich eine Frage für jedes neue System: Ist die Eingabe für die Menschen, die sie erledigen, verständlich und alltagstauglich? Eine übersichtliche Oberfläche, sinnvolle Vorgaben und frühes Feedback aus dem Team können helfen.

Software muss nicht nur funktionieren. Sie darf auch Spass machen.

Excel behalten, Standardsoftware einsetzen oder selbst entwickeln?

Nicht jeder gewachsene Prozess braucht eine eigene Anwendung. Diese drei Fragen helfen bei der Einordnung:

• Excel behalten und verbessern: Ist der Ablauf überschaubar, kommen nur wenige Personen damit in Berührung und lassen sich Wissen und Zuständigkeiten gut dokumentieren? Dann kann es reichen, die Datei aufzuräumen und besser abzusichern.
• Standardsoftware prüfen: Deckt ein bestehendes Produkt die wichtigsten Anforderungen ab und könnt ihr mit seinen vorgesehenen Abläufen gut arbeiten? Dann kann eine Standardlösung sinnvoll sein. Prüft dabei auch Datenübernahme, Schnittstellen und laufende Kosten.
• Eigene Anwendung prüfen: Enthält der Prozess viele spezifische Regeln, passen verfügbare Produkte nur mit aufwendigen Kompromissen und ist der Ablauf für euer Unternehmen wichtig? Dann lohnt es sich, eine individuelle Lösung genauer anzuschauen.

Der erste Schritt muss noch keine grosse Investition sein. Beginne mit der Datei, von der ein wichtiger Ablauf abhängt. Sprich mit den Menschen, die sie nutzen und betreuen. Halte fest, was gut funktioniert, wo Unsicherheit entsteht und welche Regeln unbedingt erhalten bleiben müssen.

Bei pargoo schauen wir uns mit dir den bestehenden Ablauf an und klären, welche nächsten Schritte sinnvoll sind - von der Analyse bis zur Umsetzung. Mehr über unser Vorgehen findest du bei unseren Dienstleistungen.